Beberapa orang menganggap biaya yang dapat diganti seperti yang dikeluarkan karyawan saat membeli barang atau jasa untuk majikan tempat mereka bekerja. Yang lain mendefinisikan biaya yang dapat diganti seperti yang dikeluarkan perusahaan saat melakukan pekerjaan untuk klien seperti ongkos kirim, biaya pengiriman, dll. Dan yang lain menagih biaya material dan tenaga kerja berdasarkan biaya plus dan menyebut biaya ini sebagai biaya yang dapat diganti. Klik di sini JULI4D untuk mendapatkan info lebih lanjut tentang situs kami.
Ketika seorang karyawan melakukan perjalanan untuk perusahaan, mereka mengharapkan penggantian biaya perjalanan, hotel, dan makanan mereka. Perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas tentang apa yang akan dicakup dan yang lebih penting lagi apa yang tidak akan dicakup. Beberapa perusahaan melembagakan kebijakan per diem yang menetapkan biaya maksimum yang akan diganti untuk makanan dan barang-barang lain-lain. Karyawan akan membayar dari kantong mereka sendiri untuk semua pengeluaran yang melebihi tarif per hari ini. Tarif per diem biasanya tidak termasuk biaya perjalanan seperti tarif pesawat atau kereta api, dan kamar hotel tetapi mungkin mengharapkan tarif harian untuk menutupi barang-barang seperti tarif taksi, tol, dll. Layanan kamar dan minuman beralkohol biasanya tidak ditanggung kecuali klien diperlakukan untuk makan malam sebagai bagian dari hubungan pelanggan dan biaya dapat diterima dan biasa di perusahaan Anda. Namun dalam semua kasus, perusahaan akan meminta tanda terima untuk semua biaya yang dikeluarkan dengan catatan yang sesuai tentang mengapa dan untuk siapa biaya tersebut dikeluarkan dan mengharapkan biaya tersebut masuk akal untuk tujuan perjalanan. Jika perusahaan Anda tidak mengumpulkan informasi dan tanda terima yang diperlukan, biaya-biaya ini tidak akan diizinkan untuk diambil pada pengembalian pajak Anda.
Karyawan yang bepergian secara lokal menggunakan kendaraan mereka sendiri dapat diganti untuk jarak tempuh yang biasanya tidak hanya mencakup bensin, tetapi juga biaya asuransi, dan kerusakan. Tol dan parkir terdaftar sebagai biaya yang akan diganti melebihi biaya jarak tempuh. Tarif Mileage biasanya ditetapkan menggunakan tarif Internal Revenue Service saat ini yang ditinjau dan disesuaikan setiap tahun. Tanda terima diperlukan untuk biaya tol dan parkir dan catatan jarak tempuh yang menyatakan jarak tempuh awal, jarak tempuh akhir dan nama serta lokasi klien dan tujuan perjalanan diperlukan agar perusahaan dapat membebankan barang-barang ini pada pengembalian pajak mereka. Karyawan harus menyerahkan salinan log mereka ke perusahaan sebelum diganti biayanya.
Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin memberikan tunjangan mobil bulanan atau tahunan untuk tenaga penjualan mereka atau karyawan lain yang membutuhkan kendaraan secara teratur untuk tujuan kerja. Namun, ini tidak menghilangkan kebutuhan akan catatan yang akurat. Karyawan perlu menyimpan catatan jarak tempuh yang akurat dan menyerahkannya ke perusahaan. Tunjangan apa pun yang melebihi pengeluaran sebenarnya dianggap sebagai pengeluaran pribadi dan dikenakan pajak kepada karyawan dan perlu ditambahkan ke W2 karyawan pada akhir tahun. Tanyakan kepada ahli pajak Anda jika Anda memiliki pertanyaan tentang kapan dan bagaimana melaporkan kelebihan pembayaran biaya yang dapat diganti.
Beberapa organisasi profesional seperti pengacara, akuntan, arsitek, dll. tidak memasukkan biaya perangko, salinan, perjalanan, biaya telepon, dan biaya lain-lain dalam tarif penagihan mereka. Mereka menagih biaya ini ketika terjadi pada klien sebagai biaya yang dapat diganti. Mereka biasanya ditagih pada biaya tanpa tambahan mark-up ditambahkan. Juga beberapa perusahaan yang menyediakan pengiriman produk ke klien mereka menagih dengan biaya langsung untuk biaya yang dikeluarkan, juga didefinisikan sebagai biaya yang dapat diganti. Namun, semakin banyak perusahaan menambahkan "biaya penanganan" ke biaya pengiriman langsung yang mungkin atau mungkin tidak memiliki korelasi apa pun dengan biaya aktual untuk menyiapkan produk untuk dikirim, termasuk pengemasan dan tenaga kerja dan mendefinisikan ini sebagai biaya yang dapat diganti juga. .